Huishoudelijk reglement

van de Vereniging Nederlandse Vestingsteden

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 maart 2021

Artikel 1. Algemene bepalingen

De Vereniging Nederlandse Vestingsteden, hierna te noemen de vereniging, is bij notariële akte opgericht op 22 maart 2002 en is gevestigd te Vrijheidstraat 2, 4941 DX Raamsdonkveer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24333768.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op 12 februari 2015.

Artikel 2. Leden

De vereniging bestaat uit:

– aspirant-leden;

– leden.

Aspirant-leden zijn leden die, in overleg met het bestuur, maximaal twee bestuurs- c.q. ledenvergaderingen bijwonen ter bepaling van het besluit tot volwaardig lidmaatschap van de vereniging.
De vereniging kent collectieve organisaties, zoals gemeenten, als leden, met enkelvoudig stemrecht.
Het bestuur houdt een ledenadministratie bij.

Artikel 3. Het lidmaatschap

De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam gemeente, naam en voornaam (voluit) van de vertegenwoordiger van de betreffende gemeente, adres, email-adres, geboortedatum, telefoonnummer, evenals eventuele verdere gegevens. Het bestuur kan vorderen dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.
Lidmaatschap van de vereniging is niet vrijblijvend. Actieve inzet voor het bereiken van de doelen van de vereniging en participatie aan vastgestelde activiteiten is er onlosmakelijk mee verbonden.

Artikel 4. Aanneming van leden

Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit van het bestuur.
Van de toelating wordt mededeling gedaan aan de verenigingsleden. Binnen 30 dagen na deze bekendmaking kan ieder stemgerechtigd lid, onder opgaaf van redenen, bij het bestuur bezwaar maken tegen de toelating. Mocht dit leiden tot een afwijzing door het bestuur, dan wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de aanvrager.

Artikel 5. Rechten en plichten van de leden

Buiten de verplichtingen, geregeld in de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.

Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het

huishoudelijk reglement te ontvangen.

Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de

ledenvergaderingen.

Zij hebben het recht van vrije toegang tot de ledenvergaderingen.

Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.

Artikel 6. Contributie en giften

De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de ledenvergadering vastgesteld.
Eenmalige of periodieke giften worden standaard gestort op de bankrekening van de vereniging.
Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na herhaaldelijke schriftelijke aanmaning niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan.

Artikel 7. Bestuur

De samenstelling van de algemene ledenvergadering is in de statuten vastgelegd. Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester, te benoemen door de algemene ledenvergadering. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt in spoedeisende zaken beslissingen. Hij is daarover verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering.
De algemene ledenvergadering kan besluiten andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering.
Ieder lid kan zich laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Door leden gemaakte onkosten ten behoeve van de vereniging kunnen worden gedeclareerd.
Het beleid ten aanzien van de voor de vereniging werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document ‘Vrijwilligersbeleid’.

Artikel 8. Besluiten

De algemene ledenvergadering en het bestuur nemen met meerderheid van stemmen besluiten.

Artikel 9. Algemene ledenvergadering

De algemene ledenvergadering kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste

twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

De algemene ledenvergadering vergadert ten minste een maal per jaar en verder zo vaak als twee leden of de voorzitter dit nodig achten.
Algemene ledenvergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Aan het einde van elke vergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Leden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen en het bestuur stelt de conceptagenda op.
De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Leden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de leden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. Vastgestelde notulen worden op het interne gedeelte van de website gepubliceerd.

Artikel 10. Bestuur

Bestuursleden worden voor een periode van vier jaar benoemd door de algemene ledenvergadering.
De aanstelling van bestuursleden kan eenmalig met een periode van vier jaar verlengd worden door de algemene ledenvergadering.
Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt.
Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient bij de secretaris aangemeld te worden.

Artikel 11. Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

De voorzitter

Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen; bij zijn/haar afwezigheid vervangt de vicevoorzitter tenzij hij/zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
Overlegt met officiële instanties.
Geeft leiding aan het bestuur.
Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de algemeen bestuursvergadering.
Coördineert en stuurt activiteiten.

De secretaris

Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
– de datum en plaats van de vergadering;
– de aanwezige en afwezige bestuursleden;
– de verleende volmachten;
– de genomen besluiten.
Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website.
Zorgt voor het bijeenroepen van de vergaderingen.
Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
Archiveert alle relevante documenten.
Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via het interne deel van de website voor alle bestuursleden in te zien en/of te downloaden is; het jaarverslag wordt op het openbare deel van de website geplaatst.
Houdt een voor leden toegankelijke lijst bij waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

De penningmeester

Beheert de gelden van de vereniging en voert de financiële administratie.
Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
Stelt financiële overzichten op.
Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
Begroot inkomsten en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
Brengt in de vergadering van de algemene ledenvergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 12. Kascommissie

Conform de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
De kascommissie bestaat uit drie leden en twee reserveleden.
De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester; zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene ledenvergadering.
Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering.
De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

Artikel 13. Overige commissies

De algemene ledenvergadering kan commissies c.q. werkgroepen instellen voor bepaalde taken of individuele leden voor taken benoemen.

Artikel 14. Wijziging van het huishoudelijk reglement

Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden conform de statuten vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

Artikel 15. Slotartikel

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de algemene ledenvergadering.